System kontroli wewnętrznej obejmuje wszystkie jednostki organizacyjne Banku, jest dostosowany do charakteru i profilu ryzyka oraz skali działalności Banku.
Zarząd Banku odpowiada za zaprojektowanie, wprowadzenie oraz zapewnienie we wszystkich jednostkach/komórkach/stanowiskach organizacyjnych Banku, funkcjonowanie adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej, który obejmuje funkcję kontroli i komórkę do spraw zgodności.
Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad wprowadzeniem i zapewnieniem funkcjonowania adekwatnego systemu kontroli wewnętrznej oraz odpowiedzialna jest za monitorowanie jego skuteczności.
Komitet Audytu monitoruje skuteczność systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem, w tym w zakresie sprawozdawczości finansowej.
Funkcjonujący w Banku system zarządzania ryzykiem i system kontroli wewnętrznej są zorganizowane na trzech, niezależnych i wzajemnie uzupełniających się liniach obrony (poziomach).
Na pierwszą linię obrony składa się operacyjne zarządzanie ryzykiem, powstałym w związku z działalnością prowadzoną przez Bank. Komórki pierwszej linii obrony odpowiedzialne są za projektowanie i zapewnienie przestrzegania mechanizmów kontrolnych, w szczególności w procesach biznesowych funkcjonujących w Banku oraz zgodności postępowania z regulacjami.
Na drugą linię obrony składa się zarządzanie przez pracowników na specjalnie powołanych do tego stanowiskach i komórkach organizacyjnych niezależne od operacyjnego zarządzania ryzykiem na pierwszym poziomie. Druga linia obrony odpowiedzialna jest m.in. za monitorowanie bieżące przyjętych mechanizmów kontrolnych, przeprowadzanie pionowych testów mechanizmów kontrolnych, ocenę adekwatności i skuteczności mechanizmów kontrolnych, matryce funkcji kontroli, prowadzenie rejestru nieprawidłowości znaczących i krytycznych oraz raportowanie o tych nieprawidłowościach.
Trzecią linię obrony stanowi audyt wewnętrzny realizowany przez Spółdzielczy System Ochrony SGB. Audyt wewnętrzny odpowiedzialny jest za badanie oraz ocenę adekwatności i skuteczności mechanizmów kontroli i niezależnego monitorowania ich przestrzegania odpowiednio w ramach pierwszej i drugiej linii obrony, zarówno w odniesieniu do systemu zarządzania ryzykiem, jak i systemu kontroli wewnętrznej.
Celem systemu kontroli wewnętrznej Banku jest wspomaganie zarządzania Bankiem, realizacja wyznaczonych celów, w tym usprawnianie realizacji zadań Banku oraz zapewnienie bezpieczeństwa i stabilnego jego funkcjonowania, przyczyniające się w szczególności do zapewnienia:
W ramach systemu kontroli wewnętrznej w Banku wyodrębniona jest:
Na wszystkich poziomach, w ramach systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej stosowane są odpowiednie mechanizmy kontrolne lub niezależne monitorowanie ich przestrzegania.
Mechanizmy kontrolne przyjęte w Banku wbudowane są w funkcjonujące procesy, czynności, w codzienną działalność operacyjną Banku. Proces projektowania, zatwierdzania i wprowadzania w Banku mechanizmów kontrolnych jest odpowiednio udokumentowany i umożliwia przypisanie komórkom organizacyjnym odpowiedzialności za realizację zadań w poszczególnych etapach tego procesu.
W Banku zapewniona jest niezależność monitorowania pionowego poprzez jednoznaczne wyodrębnienie linii obrony oraz poziomego poprzez rozdzielenie zadań dotyczących stosowania danego mechanizmu kontrolnego i niezależnego monitorowania jego przestrzegania w ramach danej linii. Za monitorowanie poziome (weryfikacja bieżąca, testowanie) w ramach danej linii odpowiedzialni są wyznaczeni pracownicy, w tym kierownicy jednostek/komórek organizacyjnych. Za monitorowanie pionowe pierwszej linii obrony przez drugą linię obrony odpowiada Stanowisko ds. zgodności i kontroli wewnętrznej.
Podstawowym narzędziem do operacyjnego zarządzania systemem kontroli w Banku jest matryca funkcji kontroli, w której powiązano cele ogólne systemu kontroli wewnętrznej i wyodrębnione w ich ramach cele szczegółowe z procesami istotnymi wraz z wpisanymi w te procesy kluczowymi mechanizmami kontrolnymi i niezależnym monitorowaniem tych mechanizmów.
Bank określił kategorie nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej, biorąc pod uwagę ich negatywny wpływ na zapewnienie osiągania określonych celów systemu kontroli wewnętrznej.
Zarząd i Rada Nadzorcza otrzymuje w okresach półrocznych informacje o wynikach testowania pionowego i poziomego przestrzegania kluczowych mechanizmów kontrolnych z uwzględnieniem m.in. zestawienia wykrytych nieprawidłowości znaczących i krytycznych oraz informacji dotyczących efektów działań podjętych w celu usunięcia tych nieprawidłowości.
Zgodnie z Umową Systemu Ochrony komórka audytu wewnętrznego przygotowuje syntetyczną informację o najistotniejszych nieprawidłowościach, stwierdzanych w trakcie audytów wewnętrznych i w okresach półrocznych przekazuje do Banku. Bank wykorzystuje ww. informacje w celu poprawy jakości wykonywanych usług i obniżenia poziomu ryzyka prowadzonej działalności.
Rada Nadzorcza dokonuje corocznej oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej, w tym funkcji kontroli, komórki do spraw zgodności oraz wyników audytu przeprowadzonego przez komórkę audytu wewnętrznego. Dokonując oceny, Rada Nadzorcza bierze pod uwagę informacje przekazane przez Zarząd o sposobie wypełniania zadań przez pracowników Banku w ramach funkcji kontroli oraz stanowiska ds. zgodności i kontroli wewnętrznej ze szczególnym uwzględnieniem:
Schemat struktury Systemu Kontroli Wewnętrznej do pobrania w formacie pdf: Schemat SKW
